Denna policy beskriver hur och vad vi samlar in, hur vi använder, sparar, lämnar ut och skyddar dina personuppgifter. Den gäller för AllOffice webbplats samt övriga inköpskanaler hos AllOffice som du kan nyttja.

Vi anser inte att information som anonymiserats eller aggregerats på så sätt att den varken med hjälp av annan information eller på annat sätt kan användas för att identifiera en specifik fysisk person är att betrakta som en personuppgift.

Webbplatser från tredje part som det länkas till från alloffice.se faller inte under AllOffice integritetspolicy utan är att betrakta som självständigt personuppgiftsansvariga. Dessa har alltså sina egna integritetspolicys som du som kund måste ta ställning till i varje enskilt fall.

Genom att acceptera denna integritetspolicy samtycker du till att vi får samla in, använda och lämna ut dina personuppgifter på så sätt som beskrivs i detta dokument.

Vi kan komma att ändra i denna policy. Aktuell policy finner du alltid på alloffice.se. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till hantering av personuppgifter.

AllOffice Nordic AB, är personuppgiftsansvarig för de uppgifter du lämnar till AllOffice Nordic AB. Uppgifterna lagras säkert och skyddat i syfte att kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund samt i marknadsföringssyfte.

Du kan när du vill avsäga dig nyhetsbrev och annan marknadsföring genom att kontakta vår kundsupport eller, om det gäller nyhetsbrev, avregistrera dig via länk i nyhetsbreven.

Som ny kund måste du ange namn och epostadress. Vid beställning måste även adress och telefonnummer anges.

När du registrerar dig som kund på webben får du godkänna att AllOffice Nordic AB sparar och använder sig av dina personuppgifter för angivna ändamål i detta dokument.

Källor till personuppgifter

Utöver de uppgifter du lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig baserat på dina köp och hur du använder våra tjänster, kan vi också komma att samla in personuppgifter från tredje part. De uppgifter vi samlar in från tredje part är uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag.

Skydd av personuppgifter

Våra IT-system är anpassade för att säkra att vi inte ger fler personer än nödvändigt tillgång till dina personuppgifter, endast personer som behöver tillgång till dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra åtaganden gentemot dig som kund och enligt ändamålen listade nedan har tillgång till dem.

Delning av personuppgifter

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster och fullgöra våra åtaganden delar vi dina personuppgifter med företag som är personuppgiftsbiträden till oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. När vi anlitar personuppgiftsbiträden sker det endast för de ändamål som vi har samlat in informationen för.

Vi har bl a personuppgiftsbiträden som hjälper oss med: Transport/Logistik, Betallösningar, Marknadsföring, Trycksaker, Telefoni och IT-tjänster.

När vi anlitar personuppgiftsbiträden har vi genom avtal reglerat att de hanterar personuppgifterna säkert och enbart för de ändamål som avses. Vidare reglerar vi att personuppgiftsbiträdet inte ger fler personer än nödvändigt tillgång till personuppgifterna samt att behandlingen enbart sker inom EU/EES.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga. När dina personuppgifter delas med organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi kan dela dina personuppgifter med är t ex statliga myndigheter om vi enligt lag är skyldiga att göra det eller vid misstanke om brott. Vidare kan det röra sig om företag som ombesörjer allmänna varutransporter eller företag som erbjuder betallösningar.

Om du har ett webkonto knutet till en organisation delar vi med oss av kontouppgifter så som inloggningsnamn, visningsnamn, och e-post kopplade till den organisationen. Dessa uppgifter delas med din organisation för att säkerställa att enbart behöriga personer har rätt att beställa. Vidare så delas även dessa uppgifter med alla användare kopplade till samma kundnummer för att kunna nyttja funktionalitet på webplattformen, t ex delning av favoritlistor.

Geografi

Dina personuppgifter behandlas enbart inom EU/EES.

Lagringstid

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. I förteckningen nedan kan du se hur länge vi sparar personuppgifter för respektive ändamål.

Personnummer

Då vi i huvudsak vänder oss till juridiska personer sparar vi inte personnummer annat än om det rör sig om en organisation där organisationsnumret baseras på personnumret.

I de fall privatperson har en avtalsrelation med oss behöver vi och vår partner för betalningslösningar ditt personnummer för att göra sedvanlig kreditprövning varför personnummer således kan komma att användas för detta ändamål.

Vid utlämning av varor mot betalning via faktura sparar vi personnummer för den person som hämtat ut varorna till dess fakturerad kund fullgjort sina förpliktelser.

Vi behandlar ditt personnummer enbart när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl.

Cookies

Cookies är en liten textfil som webbplatser skickar till din enhet där den sedan lagras. Du kan själv ställa in på din dator hur du vill att cookies ska hanteras. Vi använder följande cookies:

• Sessionscookies (en tillfällig cookie som upphör när du stänger din webbläsare eller enhet).
• Varaktiga cookies (ligger kvar tills du tar bort dem eller de går ut).
• Förstapartscookies (cookies som sätts av vår webblösning för att förbättra köpupplevelsen).
• Tredjepartscookies (cookies som sätts av en tredjeparts webbplats).

Vi använder Cookies för funktionalitet på webbplatsen, om du stänger av cookies kommer viss funktionalitet på webbplatsen upphöra att fungera. Vi använder även cookies för att ge dig som besökare en anpassad köpupplevelse samt för att kunna genomföra analyser för att förbättra köpupplevelsen totalt för samtliga användare.

Sociala medier & annonsering på internet

I den mån vi använder sociala medier eller plattformar på internet i marknadsföringssyfte nyttjar vi plattformarnas ev personuppgifter, d v s vi förser inte våra konton på sociala medier eller internet med personuppgifter. Därmed är det de enskilda plattformarna som är självständigt personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som går att finna där. Genom att göra inlägg i våra flöden, dela inlägg resp ”gilla” inlägg ses detta som ett aktivt samtycke till att spara den personuppgiften i flödet på de sociala medieplattformarna. Vi modererar inlägg som görs i våra flöden i de fall vi upptäcker att någon publicerar personuppgifter utan samtycke där.

Tillsyn

Datainspektionen är tillsynsmyndighet för att lagstiftningen efterföljs. Om vi misstänker en personuppgiftsincident anmäler vi den inom 72 timmar från det att vi fått vetskap om incidenten till datainspektionen.

Personuppgiftsansvarig

AllOffice Nordic AB, Hästmarksvägen 12, 891 38 Örnsköldsvik, Sverige är personuppgiftsansvarig. Behöver du komma i kontakt med AllOffice angående dataskydd kan du skicka ett mail till kundsupport@alloffice.se eller ringa vår kundsupport på telefon 020 – 45 50 50.

Ändamål med behandling av Personuppgifter, rättslig grund samt lagringstid.

• För att kunna hantera order sparar vi kontaktuppgifter, namn, i vissa fall personnummer, telefonnummer, e-post, leveransadress, faktureringsadress, betalningshistorik, betalnings-information, orderinformation (artiklar, antal), och användaruppgifter.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Fullgörande av köpeavtalet”. Dessa uppgifter behövs för att vi och du som kund ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet.
  
  Vi lagrar uppgifterna 24 månader efter avslutat köp i syfte att hantera ev, reklamationer och garantiärenden.

• För att kunna hantera kundserviceärenden, via telefon eller i digitala kanaler, inklusive sociala medier sparar vi namn, kontaktuppgifter, all korrespondens, uppgift om order, inköpskanal och ärendets art. Eventuellt tekniska uppgifter om din utrustning och användaruppgifter för ”Mina sidor”.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose parternas berättigade intresse av att hantera kundserviceärenden.
  
  Vi sparar uppgifterna till dess att kundserviceärendet har avslutats samt en period om 14 månader därefter.

• För att kunna hantera trycksaker som produceras på uppdrag av kund och eventuella upprepningar av order innehållande tryck sparar vi trycksaksorginal och all korrespondens kring ordern.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Fullgörande av köpeavtalet” vid första ordern samt ”Berättigat intresse” för framtida repeat-order.
  
  Vi sparar uppgifterna som längst om en period om 10 år efter senaste ordern.

• För att kunna analysera, utveckla och förbättra våra produkter, tjänster och system för sparar vi uppgifter om beteende kopplat till användare. Syftet är att förbättra gränssnitt och logistikflöden genom att t ex kunna prognostisera inköp och styra sortiment.
  
  Baserat på de uppgifter vi samlar in (t.ex. köphistorik och geografi) sorteras du in i ett kundsegment för vilket analyser sedan görs med hjälp av avidentifierade eller pseudonymiserade data utan någon koppling till dig som individ. Resultatet från analysen ligger till grund för vilka artiklar som köps in och hur vi utvecklar alloffice.se
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra kunders berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster, produkter och system.
  
  Vi sparar uppgifterna från insamlandet och för en tid om 14 månader därefter.

• För att kunna hantera ej avslutade varukorgar, sparar vi uppgifter om användarens användarnamn och e-post.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”.
  
  Vi sparar uppgifterna om en period om 12 månader efter senaste artikeln lades till varukorgen.

• För att kunna hantera webkonton och funktionalitet i webplattformen, sparar vi uppgifter om användarnamn, e-post och visningsnamn.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”.
  
  Vi sparar uppgifterna så länge webkontot är aktivt.

• För att kunna hantera utskick av nyhetsbrev, generella erbjudanden, produktrekommendationer, och inbjudningar till event sparar vi uppgifter om, e-postadress och postnummer.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”.
  
  Vi sparar uppgifterna till dess användaren avregistrerar sig. Detta kan göras antingen via länk i e-postmeddelanden eller via kontakt med AllOffice kundsupport på telefon 020 – 45 50 50.

• För att kunna hantera, personliga erbjudanden och generella erbjudanden, inställningar på ”Mina sidor”, anpassade nyheter, produktrekommendationer, och inbjudningar till event sparar vi uppgifter om användarens användarnamn, e-post, ort och orderhistorik.
  
  Baserat på de uppgifter vi samlar in gör vi en analys som kan resultera i att du sorteras in i ett kundsegment som ligger till grund för personliga erbjudanden.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”.
  
  Vi sparar uppgifterna så länge användaren är aktiv kund samt en period om 14 månader efter senaste order.

• För att skydda dig som kund och oss som leverantör mot bedrägerier och intrång samt säkra en stabil e-handelsplattform sparar vi uppgifter om tekniska data rörande enheter som ansluter till alloffice.se, orderdata samt information om hur användarkontot interagerat.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”.
  
  Vi sparar uppgifterna så länge användaren är aktiv kund samt en period om 14 månader efter senaste order.

• För att kunna fullgöra företagets rättsliga förpliktelser enligt lagkrav, domslut eller myndighetsbeslut sparar vi uppgifter om namn, organisationsnummer/ev personnummer, kontaktuppgifter, betalningshistorik, korrespondens och kundserviceärenden.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Rättslig förpliktelse” när sådan föreligger, alternativt ”Berättigat intresse” om rättslig förpliktelse saknas men behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att förhindra missbruk av en tjänst eller förhindra, förebygga samt utreda brott mot AllOffice Nordic AB.
  
  Vi sparar uppgifterna som längst om en period om 14 månader efter senaste order.

• För att kunna informera om villkorsförändringar samt organisatoriska förändringar sparar vi uppgifter om e-post och kontaktuppgifter.
  
  Som rättslig grund för detta ligger ”Berättigat intresse”.
  
  Vi sparar uppgifterna så länge användaren är aktiv kund samt en period om 14 månader efter senaste order.